職場での無駄なラリーに疲れる。質問だけじゃなく背景情報をちょうだい

働いていると社内外どちらにもよくいるのですが、

「資料Aを探しています。どこにあるか分かりますか?」という質問。「資料Bをください」という依頼。

それだけでこちらが対応できる確率はほぼゼロです。

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資料Aがオープンにしてもかまわない内容で、すぐどこにあるか分かるのであれば「〇〇にありますよ」と教えてあげます。

でも、大概の場合は冒頭に書いた質問だけでは対応しかねます。

なぜ必要なのかの情報を掲示してくれないと困る。

冒頭の質問の後に「なぜなら~」とすぐに自ら言ってくれる場合がほとんどです。

けれどもごくたまに「資料Aどこですか」「資料Bをください」で終わる人います。

「いやいや、その背景語れよ。その情報だけじゃ対応できねぇよ」って思います。

「資料Aは何のために必要なのか」を言ってくれれば、もし資料Aが手元になくても「資料Cは資料Aと似たタイプの案件だったから、資料Cを見てみて」とアドバイスできます。

「123会社の人に依頼されたので」と言ってくれれば、「資料Aは〇〇にあるけど、それは123会社の人にはそのまま見せちゃまずいから、代わりに資料Dを渡せばどう?」とアドバイスできます。

仮に私が社内の後輩から「東京ドームの図面どこですか?」と聞かれたとします。

【会話の例】

私:うちにはないけどなんで?
後輩:株式会社123さんから欲しいと依頼がありました
私:株式会社123の誰?
後輩:高橋さんです
私:高橋さんはなぜ東京ドームの図面がほしいって?
後輩:今年10月に開催されるイベントのブース設計に必要だそうです

ここでやっと状況が把握できるわけです。

無駄なラリー…

聞かれたことにだけ答えるって、子どもでもできるから!

最初から「今年10月に開催されるイベントのブース設計に必要なので、東京ドームの図面が欲しいと株式会社123の高橋さんより依頼がありました。

東京ドームの図面はどこにありますか?」と言ってくれよ。

そしたら「東京ドームの図面はうちにはないよ。でもこのPDF渡せばブース設計の参考になると思うから、123さんにはこれを渡してあげて」とか、

「図面はうちからは外に出せない決まりになってるよ。123の前の担当者山田さんが東京ドームの図面持ってたと思う。高橋さんに、『山田さんが前持ってましたよ』って伝えてみて」とか

いろんな対応ができますよね。

「Aはどこですか?」「Bをください」だけじゃなく、なぜそれが必要なのか、だれがそれを欲しがっているのか、ちゃんと背景を言おうよ。。。。って思うことが多い。

これもコミュニケーション能力のうちの一つですよね。

私の場合は予備情報が逆に多すぎるようで「丁寧すぎる」「メール長い」と言われます。

ちょうどいいって難しい。。。。

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